○鳥栖地区広域市町村圏組合保有個人情報の取扱いに関する管理規程
令和6年3月14日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 教育研修(第8条)
第4章 職員の責務(第9条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第10条―第15条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第16条)
第7章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第17条・第18条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第19条・第20条)
第9章 監査及び点検の実施(第21条―第23条)
第10章 補則(第24条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、鳥栖地区広域市町村圏組合(以下「本組合」という。)の保有する個人情報について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、本組合の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第2条及び第60条の定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 管理者を補佐し、本組合における保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たるため、総括保護管理者を置くこととし、事務局長をもって充てる。
(保護管理責任者)
第4条 保有個人情報を取り扱う課(鳥栖地区広域市町村圏組合事務分掌規則(平成11年鳥栖地区広域市町村圏組合規則第5号)第2条に規定する課における保有個人情報を適切に管理するため、保護管理責任者を置くこととし、当該課長をもって充てる。
2 保護管理責任者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、その情報システムの管理者と連携して、前項の事務を行うものとする。
(保護担当者)
第5条 保護管理責任者を補佐し、各課における保有個人情報の管理に関する事務を担当するため、保有個人情報を取り扱う各課に、当該課の保護管理責任者が指定する保護担当者を1人又は複数人置く。
(監査責任者)
第6条 保有個人情報の管理の状況について監査するため、監査責任者を置くこととし、総務課長をもって充てる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
第3章 教育研修
(教育研修)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 保護管理責任者は、当該課の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
4 前3項の措置を講ずる場合には、保有個人情報の取扱いに従事する派遣労働者についても、職員と同様の措置を講ずる。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第9条 職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理責任者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第10条 保護管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第11条 職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理責任者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第12条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理責任者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第13条 職員は、保護管理責任者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管しなければならない。
(廃棄等)
第14条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理責任者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第15条 保護管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、保有個人情報管理台帳(別記様式)を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(情報システムにおける安全の確保等)
第16条 特別の定めがある場合を除いては、保有個人情報に係る情報システムにおける安全の確保等及び情報システム室等の安全管理に関しては、鳥栖地区広域市町村圏組合特定個人情報の取扱いに関する管理規程(平成29年鳥栖地区広域市町村圏組合訓令第3号)第5章及び第6章の規定を準用する。
第7章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第17条 保護管理責任者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
2 保護管理責任者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3 保護管理責任者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講ずる。
(業務の委託等)
第18条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事案
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第19条 保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報を管理する保護管理責任者に報告する。
2 保護管理責任者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずる。
3 保護管理責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を実施機関の長に速やかに報告する。
5 保護管理責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第20条 事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。
第9章 監査及び点検の実施
(監査)
第21条 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第22条 保護管理責任者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第23条 保有個人情報の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理責任者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第10章 補則
(補則)
第24条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
