○鳥栖地区広域市町村圏組合特定個人情報の取扱いに関する管理規程
平成29年10月27日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 管理体制(第4条―第7条)
第3章 職員の責務(第8条・第9条)
第4章 特定個人情報の取扱い(第10条―第20条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第21条―第37条)
第6章 情報システム室の安全管理(第38条・第39条)
第7章 業務の委託等(第40条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第41条・第42条)
第9章 監査及び点検の実施(第43条―第45条)
第10章 雑則(第46条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、鳥栖地区広域市町村圏組合(以下「本組合」という。)の保有する特定個人情報について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、本組合の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(適用の範囲)
第2条 保有特定個人情報及び特定個人情報ファイルの取扱いは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及びこの規程の定めるところによる。
(定義)
第3条 この規程における用語の意義は、番号法の例による。
2 この規程において「保有特定個人情報」とは、本組合が保有する特定個人情報をいう。
3 この規程において「職員」とは、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第2項に規定する一般職の職員をいう。
第2章 管理体制
(総括保護責任者)
第4条 保有特定個人情報の管理に関する事務を総括するため、総括保護責任者を置き、事務局長をもって充てる。
(保護責任者等)
第5条 鳥栖地区広域市町村圏組合事務分掌規則(平成11年規則第5号)第2条に規定する課(以下「各課」という。)における保有特定個人情報の管理に関する事務を総括するため、保護責任者を置き、課長をもって充てる。
2 保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う職員及び当該職員が取り扱う保有特定個人情報の範囲を指定するものとする。
3 保護責任者は、必要がある場合には、保護担当者を置くことができる。
4 保護担当者は、保護責任者を補佐し、各課における保有特定個人情報の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第6条 保有特定個人情報の管理状況に関して監査するため、監査責任者を置き、総務課長をもって充てる。
(組織体制)
第7条 総括保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備するものとする。
(1) 職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告及び連絡体制
(2) 保有特定個人情報の漏えい、滅失若しくは毀損(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の報告及び連絡体制
(3) 保有特定個人情報を複数の課で取り扱う場合の各課の任務分担及び責任の明確化
(4) 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
第3章 職員の責務
(職員の責務)
第8条 職員は、番号法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護責任者、保護責任者及び保護担当者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。
(教育研修)
第9条 総括保護責任者は、職員に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るため、啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護責任者は、保護責任者及び保護担当者に対し、本組合における保有特定個人情報の適切な管理に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
4 保護責任者は、職員に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、総括保護責任者の実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 特定個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第10条 保護責任者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、当該保有特定個人情報にアクセス(情報に接する行為をいう。以下同じ。)をする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員及びその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有特定個人情報にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報にアクセスをしてはならない。
(複製等の制限)
第11条 保護責任者は、職員が業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定するものとする。
(1) 保有特定個人情報の複製
(2) 保有特定個人情報の送信
(3) 保有特定個人情報が記録されている媒体(端末機器及びサーバーに内蔵されているものを含む。以下同じ。)の外部への送付又は持出し
(4) その他保有特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正)
第12条 職員は、保有特定個人情報の訂正を行う場合には、保護責任者の指示に従わなければならない。
(媒体の管理等)
第13条 職員は、保護責任者の指示に従い、保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所の施錠等の情報漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第14条 職員は、保有特定個人情報又は保有特定個人情報が記録されている媒体が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能となる方法により、当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 前項の規定により、特定個人情報ファイルを消去したとき、又は媒体を廃棄したときは、その消去又は廃棄した記録を保存するものとする。
3 前項の特定個人情報ファイルの消去又は媒体の廃棄作業を委託する場合は、委託先が確実に消去又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。
(取扱状況の記録)
第15条 保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。
(個人番号の利用の制限)
第16条 職員は、番号法に定める事務の処理を行う場合に限り、個人番号を利用するものとする。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第17条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第18条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集・保管の制限)
第19条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第20条 保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第21条 保護責任者は、保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章及び次章において同じ。)の重要度に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等の当該保有特定個人情報へのアクセスを制御するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護責任者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第22条 保護責任者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、当該保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、定期又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護責任者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第23条 保護責任者は、保有特定個人情報の重要度及びその量に応じて、当該保有特定個人情報への不適切なアクセスの監視のため、必要な措置を講ずるものとする。
(責任者権限の設定)
第24条 保護責任者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、情報システムの責任者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第25条 保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報漏えい等の防止)
第26条 特定個人情報をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第27条 保護責任者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有特定個人情報の処理)
第28条 職員は、保有特定個人情報について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護責任者は、前項の保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第29条 保護責任者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有特定個人情報について、当該保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(入力情報の照合等)
第30条 職員は、情報システムで取り扱う保有特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有特定個人情報の内容の確認、既存の保有特定個人情報との照合等の必要な措置を講ずるものとする。
(バックアップ)
第31条 保護責任者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第32条 保護責任者は、保有特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の限定)
第33条 保護責任者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、当該保有特定個人情報の処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の盗難防止等)
第34条 保護責任者は、端末機器の盗難又は紛失の防止のため、端末機器の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護責任者が必要があると認めるときを除き、端末機器を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(閲覧防止)
第35条 職員は、端末機器の使用に当たっては、保有特定個人情報が当該職員以外の者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第36条 保護責任者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、当該保有特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末機器等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する媒体の移送手段)
第37条 この規程等の手続に基づき、特定個人情報が記録された媒体を持ち出す必要が生じた場合には、保護責任者は、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずるものとする。
第6章 情報システム室の安全管理
(入退管理)
第38条 保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバー等機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。保有特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 保護責任者は、必要があると認めるときは、情報システム室の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の情報システム室の安全を管理するための措置を講ずるものとする。
3 保護責任者は、情報システム室及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、身分証明書の提示を求めるとともに、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室の管理)
第39条 保護責任者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室に制御機能、施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 保護責任者は、災害等に備え、情報システム室に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバー等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 業務の委託等
(業務の委託等)
第40条 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。また、委託に関する契約書には、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託先において、番号法に基づき本組合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。また、委託に関する契約書には、前項で定める事項に加え、以下の事項を明記する。
(1) 事務所等内からの特定個人情報の持ち出しの禁止に関する事項
(2) 特定個人情報を取り扱う従事者の明確化及び従事者の監督・教育に関する事項
(3) 契約内容の遵守状況の報告に関する事項
(4) 必要に応じて実施可能とする委託先に対する実地の調査に関する事項
3 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する特定個人情報の重要度に応じて、委託先における特定個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認を行うものとする。
4 前項に掲げるもののほか、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託を受けた者において、本組合が果たすべき措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
6 保護責任者は、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託する個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
7 特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等特定個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第41条 保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合に、その事案の発生等を認識した職員は、直ちに当該保有特定個人情報を管理する保護責任者に報告するものとする。
2 保護責任者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。この場合において、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末機器等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護責任者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護責任者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括保護責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を副管理者及び管理者に速やかに報告するものとする。
5 保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(公表等)
第42条 総括保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
2 公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに関係機関に情報提供を行うものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(点検)
第44条 保護責任者は、本組合における保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第45条 総括保護責任者、保護責任者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第10章 雑則
(委任)
第46条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和2年訓令第1号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。