○鳥栖地区広域市町村圏組合文書規程
平成22年4月1日
訓令第7号
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、鳥栖地区広域市町村圏組合(以下「本組合」という。)の文書事務の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。
(用語の意義)
第2条 この規程における用語の意義は、次のとおりとする。
(1) 文書 本組合において収受し、施行し、又は保管するすべての文書、図面、写真、フィルム、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の方式で作られた記録をいう。以下同じ。)等をいう。
(2) 課 鳥栖地区広域市町村圏組合事務分掌規則(平成11年鳥栖地区広域市町村圏組合規則第5号)第2条に規定する課をいう。
(3) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報の真正な成立について検証するために行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
(文書の区分)
第4条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき条例とするもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定に基づき規則とするもの
(2) 公示文
ア 告示 一定の事項を公式に広く一般に公示するもの
イ 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知せしめるもの
(3) 令達文
ア 訓令 庁内一般又は特定課等若しくはこれらの職員に対して一定の事項につき命令するもの
イ 内訓 訓令で機密に属するもの
ウ 指令 上申、伺、願等に対して意思を表示するもの
(4) 一般文書
ア 対内文書 本組合の機関相互において収発する一般文書
イ 対外文書 上記以外の一般文書
(公文例)
第5条 文書の公文例は、別に定める。
(総務課長の職務等)
第6条 総務課長は、本組合における文書事務を統括するとともに、各課の課長に対し、文書事務について必要な措置を求めることができる。
2 各課の課長は、常に当該課の文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう努めなければならない。
(文書主任)
第7条 各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、各課の係長をもって充てる。
3 文書主任は、当該課における次の各号に掲げる事項を掌理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の処理に関すること。
(3) 文書の整理に関すること。
(4) 文書の保管及び引継ぎに関すること。
(5) その他文書処理に関し必要なこと。
(総務課備付帳簿)
第8条 文書取扱いのため、総務課に次の帳簿を置く。
(1) 法規公示令達番号簿 様式第1号
(2) 特殊文書等授受簿 様式第2号
(3) 切手受払簿 様式第3号
(各課備付帳簿)
第9条 文書取扱いのため、各課に次の帳簿を置く。
(1) 文書整理簿 様式第4号
(2) その他必要な帳簿
(文書の配布区分)
第10条 本組合に到達した外来文書は、総務課において受領する。ただし、郵便料の未払又は不足の文書については、公務に属するものに限り料金を支払い、これを受領することができる。
(1) 特殊取扱いに係る郵便(現金書留、書留、簡易書留、特別送達等をいう。)、重要な物品等は、特殊文書等授受簿に登載し、受領印を徴する。
(2) 電報、速達郵便は、その余白に受付印(様式第5号)、受領時刻を記入し、速やかに所管課へ配布する。
(3) 前各号に掲げる文書以外のものは、そのまま所管課に配布する。
3 第1項の規定により受領した文書のうち、封筒等の記載事項からは配布先が明らかでないものは、開封のうえ処理するものとする。
(文書受領の特例)
第11条 次に掲げる文書は、前条の規定にかかわらず所管課が直接受領することができる。
(1) 定例又は軽易な文書で一時に多数を受領する文書
(2) 所管課に持参された文書又は職員が出張先等で受領した文書
2 電子メールによる文書及び総合行政ネットワーク文書は、所管課において受信する。
3 ファクシミリによる文書は、総務課又は所管課において受信し、総務課で受信したものはその電磁的記録の内容を速やかに紙に出力し、所管課に配布するものとする。
(数課関連文書の配布)
第12条 2以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。その関係の度合を定めがたいとき、又は異例に属するものは、総務課長がその配布先を定めるものとする。
(至急文書の取扱い)
第13条 総務課長は、特に管理者の至急閲覧を必要と認める文書は、所管課に配布する前に、管理者の閲覧に供しなければならない。
(収受処理)
第14条 文書主任は、配布を受けた文書には受付印を押し、文書整理簿等に登載した後、担当者に配布しなければならない。
2 文書主任は、配布を受けた文書でその所管に属しない文書を受理したときは、直ちに総務課に返付しなければならない。
(1) 案内書その他これらに類する軽易な文書
(2) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
4 所管課において受信した電子メール等による文書については、その電磁的記録の内容を速やかに紙に出力し、前3項の規定の例により処理するものとする。
(要供覧収受文書)
第15条 収受した文書は、上司の閲覧に供しなければならない。
(1) 重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの
(2) 処理について長期の時日を要すると認められるもの
(他の課に関係ある収受文書)
第16条 収受文書が2以上の課に関係あるときは、写しの配布又はその他の方法によりこれを関係課に通知しなければならない。
(文書の記号及び番号)
第17条 文書には、課ごとに文書記号及び文書番号をつけなければならない。
2 文書番号は、当該文書を収受し、又は発送する順序に従い、会計年度ごとに付するものとし、同一事案については、完結に至るまで同一番号を用いなければならない。ただし、事案が2年度以上にわたる場合は、後年度において更新するものとする。
(事務の処理)
第18条 事務を処理するには、文書をもって処理しなければならない。ただし、急を要するものは、口頭又は電話で処理し、重要な事項についてはその要領を摘記し、本章の規定に準じて処理するものとする。
(1) 文書は、原則として1事案につき1起案とすること。
(2) 起案に当たっては、その理由を簡明に記載し、必要な場合は、関係法規その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付すること。
(3) 対内文書には職名を用い、氏名、敬称等は省略すること。
(決裁の順序)
第20条 起案文書は、係員回議のうえ、上司の決裁を受けなければならない。
(議案等の決裁)
第21条 組合議会の議決、同意又はこれに報告を要する文書は、起案用紙所定の欄に「議案」と記し、総務課長に合議し、審査を経た後に、管理者の決裁を受けなければならない。
2 条例、規則、規程等の制定改廃に係るものは、起案用紙所定の欄に「例規」と記し、総務課長に合議し、審査を経た後に、管理者の決裁を受けなければならない。
3 重要な案件又は秘密若しくは急を要する文書は、起案用紙所定の欄に「重」又は「秘」若しくは「急」と記し、上司の決裁を受けなければならない。
(合議の順序等)
第22条 起案文書のうち他部課に関係ある事項については、原則として、所管係長の意思決定を受けた後、順次直属上司の意思決定並びに関係課長との合議を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。
2 前項の場合において、その事項が2以上の課の所管に属する事務に関するものであるときは、あらかじめ関係課と十分協議して起案しなければならない。
3 合議を受けた文書は、速やかにこれを処理しなければならない。
4 合議案に対して意見が合致しないときは、課相互間にあっては事務局長の決裁を受けなければならない。
(起案文書の変更)
第23条 起案文書の内容を変更し、又は廃案するときは、合議先の課に再度合議しなければならない。
2 既決文書の内容を変更し、又は廃案するときは、前項の例により処理し、再度上司の決裁を受けなければならない。
(決裁済文書の取扱い)
第24条 上司の決裁を経た文書は、起案者において決裁年月日を記入し、次に掲げる文書は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 法規文、公示文、令達文については、総務課において各種別ごとに暦年による順次番号を付し、法規公示令達番号簿に記帳すること。
(2) 法規文及び令達文については、所管課で原議書の写しを作成し、原議書は、直ちに総務課に送付しなければならない。
(3) 公示文については、原議書の写しを総務課に送付しなければならない。ただし、告示文のうち法規文に準ずるものについては、前号の規定を準用する。
(4) 議案文書については、第2号の規定を準用する。
(浄書、校合)
第25条 施行を要する文書は、所管課において浄書し、校合しなければならない。
(文書の発信者名)
第26条 対外文書は、管理者その他職務権限を有する者の職氏名をもって発信しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、事案の内容又はあて先により、事務局長名又は課長名を用いることができる。
(公印)
第27条 施行文書(電子メール等による文書を除く。)には、公印を押して起案文書に契印しなければならない。ただし、軽易な文書には、公印及び契印を省略することができる。
2 前項の規定にかかわらず、対内文書については、原則として公印及び契印を省略するものとする。
(対外文書の発送)
第28条 対外文書(電子メール等による文書を除く。)の発送は、総務課で行うものとする。ただし、急を要する場合及び時間外等やむを得ない場合は、所管課で取り扱うことができる。
2 電子メール等による文書の発送は、所管課で行うものとする。ただし、電子メール等による文書の発送は、その利用について相手先との合意がある場合に限り行うことができる。
(郵送文書の発送)
第29条 郵送を要する文書は、退庁時間2時間前までに総務課に送付しなければならない。ただし、直接郵便物発送事務を取り扱う課においては、当該課において取り扱うものとする。
2 前項の郵送は、料金後納に係る郵便は、料金後納郵便差出票により、郵便切手に係る郵便は、切手受払簿に登載のうえ発送しなければならない。
(対内文書の発送)
第30条 対内文書は、各所管課において直接配布するものとする。
(文書の完結)
第31条 施行を終わった起案文書には、施行年月日を記入しなければならない。
(保存上の注意)
第32条 文書は常に整理し、重要なものは、非常災害時に際して支障がないようあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(未処理文書の整理及び保管)
第33条 未処理文書は、担当者において一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理)
第34条 完結文書は、所管課において次の各号によって編さんし、所定の位置に整理保管しなければならない。
(1) 文書は、一部を除きすべて会計年度ごとに編さんし、同一事件で数年にまたがるものは、その事件終了の年度に総合し、他の事件に関係するものは、その関係の最も深いものに編さんし、その旨を明記しておくこと。
(2) 文書は、完結年月日の順に下から上に編さんすること。
(3) 完結文書には表紙及び背表紙を付し、簿冊の名称、文書分類記号・番号、所管課名等を記入すること。
(4) 簿冊の厚さは10センチメートルを限度として編さんしなければならない。ただし、紙数の多少によって数年分を合冊して編さんすることができる。
(文書の保存区分)
第35条 完結文書の種別及び保存期間は、特に定めのあるもののほか、別表のとおりとする。
2 保存期間は、処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年によるものは、翌年1月1日から起算する。
3 文書を適正に保存整理するため、文書の系統的一覧表及び保存期間表としての機能を有する文書分類表を別に定める。
(保管及び引継ぎ)
第36条 編さんされた文書は、所管課で1年間保管し、常用する文書、秘密を要する文書その他所管課で保管することが適当と認める文書を除き、保管期間を経過した文書は、総務課長に引継ぎをしなければならない。
2 総務課長は、編さんされた文書の引継ぎを受けたときは、成冊、保存期間等の適否について審査し、不適当なものがあるときは、所管課に対し修正させることができる。
(文書の借覧)
第37条 文書を借覧しようとするときは、保存文書借覧簿(様式第7号)により総務課長の承認を受けなければならない。
(文書のマイクロフィルム化等)
第38条 総務課長が所管課長と協議のうえ特に必要と認める文書(以下「原文書」という。)については、マイクロフィルムに撮影又は電子媒体に記録し、原文書と同様に取り扱うことができる。
2 原文書をマイクロフィルムに撮影し、又は電子媒体に記録する方法については、別に定める。
(廃棄処分)
第39条 保存期間が終了した文書は、所管課に通知し、総務課長が次により処分しなければならない。
(1) 文書の廃棄をなすときは、廃棄の履歴を残し処分しなければならない。
(2) 廃棄する文書で他人の名誉信用にかかわるもの、秘密に属するもの又は公印、収入証紙、その他他に転用されるおそれがあるもの等は、それぞれ焼却若しくは他に利用できないように措置して処分しなければならない。
2 保存年限を経過しない文書でも保存の必要がないと認めた文書は、前項の手続を経て廃棄することができる。
3 マイクロフィルムに撮影又は電子媒体に記録した原文書は、撮影又は記録後に行う検査に合格した後、廃棄するものとする。ただし、総務課長が特に原文書を保存する必要があると認めるものは、この限りでない。
(補則)
第40条 この規程に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、制定前に調製した様式については、当分の間これを使用することができる。
別表(第35条関係)
第1種(永久保存)
1 本組合の基本事項に関するもの
2 条例、規則、例規及びその基礎となるべき起案文書等
3 議会の会議録、議決書等議会に関する重要な書類
4 重要な告示、訓令、指令、命令、伺及び通知
5 所轄行政庁の令達その他往復文書で重要な書類
6 事業計画及びその実施に関する書類
7 訴願、訴訟及び異議申立てに関する書類
8 財産の取得管理処分及び公債に関する重要な書類
9 職員の任免、進退、賞罰、履歴その他身上に関する重要な書類
10 契約書等本組合の権利義務に関するもので重要な書類
11 隣接市町村との分合、境界変更及び字名改称、区域変更に関する書類
12 願、伺、届及びこれに対する指令又は許認可に関するもので重要な書類
13 公有財産台帳
14 基本財産積立金に関する書類
15 台帳、原簿等で重要な書類
16 表彰に関する書類で重要なもの
17 公印台帳
18 前各号のほか、永年保存の必要がある重要な書類
第2種(10年保存)
1 補助金の交付に関する文書で重要なもの
2 指定金券受付簿
3 その他永久保存以外の文書又は資料で比較的重要と認められ後年の参考に必要なもの
第3種(5年保存)
1 保険料賦課収納台帳及び関係書類
2 収入支出に関する帳簿及び諸票
3 10年保存の必要のない書類等で後年の参考に必要なもの
第4種(3年保存)
1 業務日誌等に関するもの
2 調査統計、報告、証明に関する書類
3 文書の収受、発送に関する帳簿
4 照会、回答その他重要な往復文書に関するもの
5 前各号のほか3年保存の必要がある書類
第5種(1年保存)
1 軽易な照会、回答、願、伺、届等の書類
2 第1種から第4種までに属しないもの
